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La facturation : Bonnes pratiques pour être réglé rapidement

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Travailler en indépendant demande un peu d’organisation, du talent (Vous en avez ;-)), et quelques bons réflexes de gestion.

Comment avoir ces réflexes et être réglé rapidement par vos clients ?

Ce mois-ci, l’équipe webportage fait le tour des bonnes pratiques pour optimiser votre facturation et la gestion de vos paiements.

 

 

Facturation en portage salarial : Les bonnes pratiques

 Définir le modalités de paiement qui vous conviennent le mieux et qui conviennent le mieux à votre prestation

Les webportés rencontrent peu de difficultés de recouvrement.

Toutefois, un défaut de paiement peut survenir (Factures impayées, reports d’échéances, chèques sans provision, …) et créer un sérieux impact dans votre trésorerie, voire compliquer votre relation client-prestataire, socle de votre activité.

 

Modalités de paiement : Prédéfinies dans le contrat de prestation

Lorsque vous mettez en place un devis / contrat de prestation avec votre client, vous y définissez ensemble les modalités de paiement au préalable et autres délais : Délais de livraison, date de paiement, acomptes, … Les deux parties ayant signé ce contrat dont donc consentantes, vous pouvez ainsi démarrer votre prestation en toute tranquillité.

Le conseil webportage : 

Soyez clairs et précis : Les délais et modalités de règlement doivent être convenus au préalable et sans équivoque avec votre client.

 

Moduler vos paiements

Pour vos devis, il existe plusieurs possibilités de facturation, notamment :

  • Tout d’abord, le paiement à réception.
  • Puis, à 30 jours.
  • Enfin, le paiement à 45 jours (Fin de mois) >> Concrètement cela signifie que la facture doit être réglée 45 jours après sa réception. Exemple : Vous émettez votre facture le 05 mars, le paiement de votre prestation doit être réglé par votre client à la fin du mois d’avril.

Le conseil webportage : 

Il est important de bien mentionner la date d’échéance à laquelle le règlement doit intervenir dans l’email que vous faites parvenir avec la facture.

 

Espace adhérent : Création de votre facture

Sur l’Espace adhérent, au moment de créer votre facture, vous avez la possibilité de sélectionner la modalité de paiement pour laquelle vous avez opté d’un commun accord avec votre client.

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Prestation longue : Pensez au acomptes

Votre client accepté votre devis et vous vous apprêtez à démarrer la prestation qui s’étale sur une durée de 6 mois. Pour anticiper et percevoir des revenus durant cette période, vous avez la possibilité de lui demander des acomptes.

Dans ce cas-là, il faudra le préciser dans le devis et le mentionner dans le contrat de prestation. Enfin, il faudra émettre une facture pour chaque règlement d’acompte à percevoir et une dernière facture pour le solde restant.

Vous pouvez formuler votre demande de la façon suivante :

“Madame, Monsieur, 

Vous avez accepté le devis [n°xxx] en date du [xx/xx/xxxx] pour une prestation de [nature de la prestation]. Et je suis ravi de pouvoir collaborer avec vous et mettre tout mon savoir-faire à votre disposition sur un tel projet. 

Comme indiqué dans le contrat qui nous lie, nous nous sommes entendus sur le versement d’un acompte d’un montant de [xx€] équivalent à [xx%] de la commande en début de mission.

N’ayant pas indiqué de date précise, je vous en propose deux : 

  • Le xx/xx/xxxx
  • Le xx/xx/xxxx

Je vous prie de bien vouloir m’indiquer votre préférence ou de me suggérer une date plus adéquate si nécessaire. Une facture correspondant au montant de cet acompte vous sera transmise dans les plus brefs délais.

Avec tous mes remerciements, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations les plus sincères.”

 

Modes de paiement : Les options à votre disposition

Les différents modes de paiement que vous allez proposer peuvent fidéliser voire attirer de nouveaux clients. Parce qu’ils sont aussi des moyens utiles pour les rassurer et une preuve de votre sérieux. Chez webportage vous avez la possibilité d’offrir différents modes de paiement à vos clients, parmi lesquels :

  • La carte bancaire.
  • Le compte PayPal.
  • Le RIB dédié (Vous pouvez aussi bénéficier d’un RIB webportage).

Le conseil webportage :

Face à la pluralité des solutions de paiement, l’idéal est de s’adapter aux différents profils de votre clientèle et vérifier leurs attentes. Puis, pensez également à prendre en compte les frais de fonctionnement liés à ces modes de paiement.

 

Se servir de la facturation comme d’un moyen de communication

La facturation est aussi une opportunité supplémentaire de mettre en avant les éléments qui constituent l’identité de votre marque.

Pensez au “naming” des prestations

Aussi, pour vous démarquer sur un marché très concurrentiel, vous devez faire preuve d’originalité ! Pensez à renommer vos prestations avec des appellations atypiques. Vous pouvez également regrouper vos prestations dans des gammes bien distinctes ou encore proposer des noms de forfaits en fonction de votre activité.

Exemple : Vous êtes graphiste, vous proposez un forfait de base, “L’esquisse” et un forfait composé d’une formation et d’un suivi, le “Chef-d’oeuvre” !

 

Proposer des remises fidélité

Ce client vous suit depuis vos débuts et chaque année sollicite vos compétences pour 3 projets en moyenne. Pour le remercier de sa fidélité, vous pouvez envisager de lui proposer une formule exceptionnelle, attractive pour lui et bénéfique pour vous, par exemple :

“Madame, Monsieur, 

Depuis 2 années, vous faites appel à mes prestations pour un total de 3 projets annuels. 

Cette année, je souhaite vous remercier pour votre fidélité. En effet, l’activité de votre société se développe et vos besoin en [nature des besoins] grandissent, c’est pourquoi je vous propose de prendre en charge un projet supplémentaire à moitié prix.

Sachez que je reste disponible à toute demande de votre part.

Avec tous mes remerciements, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations les plus sincères.”

 

Facture personnalisée : Capitalisez sur votre nom de marque

Chez webportage, vous avez la possibilité de personnaliser à la fois vos devis et vos factures avec votre logo et votre nom commercial.

En plus d’être des repères pour vos clients, ces éléments de communication sont essentiels à votre succès car ils construisent votre identité.

 

Le recouvrement : Législation et étapes à suivre

 

Tenir un calendrier des paiements

L’organisation est le maître-mot du bon déroulement de vos prestations à tous les niveaux. Pour le règlement de vos factures, vous pouvez tenir un calendrier des paiements. Voici un exemple :

calendrier des paiements

Ce tableau vous permettra de rappeler au Service comptabilité de votre client ou directement à votre client, la date de paiement quelques jours avant l’échéance. Vous pouvez aussi tenir ce calendrier depuis votre compte email et même programmer des alertes dans votre agenda pour être certain de ne rien oublier.

 

Proposition de lettre / email de relance

En cas de facture impayée, vous avez la possibilité de faire parvenir à votre client un email ou une lettre de relance afin de l’inciter à verser la somme due et vous éviter de faire appel à des moyens juridiques.

Voici un exemple que vous pouvez utiliser, uniquement si le délai de paiement de la facture est dépassé :

“Madame, Monsieur, 

Sauf erreur de ma part, le paiement de la facture [xxx] datée du [xx/xx/xxxx] pour un montant de [xxx €] ne m’est pas parvenu. Comme nous l’avions convenu dans le contrat de prestation qui nous lie, l’échéance avait été fixé le [xx/xx/xxxx].

Pensant qu’il s’agit d’un oubli, je me permets donc de vous adresser, à toutes fins utiles, un duplicata de cette facture en pièce jointe.

Si par ailleurs, votre paiement venait à parvenir à webportage avant la réception de [la présente / de cet email], je vous remercie de ne pas en tenir compte.

Je reste à votre entière disposition pour toute question, et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations les plus sincères.”

 

Lettre de fin de mission

La lettre de fin de mission est une sorte de récapitulatif de la prestation.C’est un document utilisé fréquemment dans le cadre d’une prestation de service. Elle vous permet d’entretenir de bonnes relations avec votre client et de lui rappeler les délais de paiement initialement prévus.

N’étant pas expressément définie par la loi, nous vous conseillons de suivre ce plan pour structurer votre lettre de fin de mission :

  1. Les parties;
  2. Nature de la mission (Nom et type de la mission, objectifs, …).
  3. Moyens mis à disposition (Budget, réserve, acomptes, matériels, …).
  4. Délais (Date prévisionnelle de fin de prestation, date de livraison, date de paiement, …).
  5. Responsabilité et obligation (Obligations des parties, recours en cas de litige, …).

 

Carte postale

Vous pouvez aussi, la jouer de manière originale et envoyer une carte postale dans laquelle vous prouverez votre intérêt pour votre client, son activité et votre implication dans la prestation. Considérée comme une sorte de suivi de projet, vous avez la possibilité de la tourner ainsi :

“Cher(e) Madame, Monsieur, 

En espérant avoir contribué au bon déroulement de votre projet d’envergure, sachez que je reste à votre écoute et à votre disposition pour que nous puissions échanger et pourquoi pas collaborer de nouveau sur des challenges aux perspectives aussi pétillantes qu’innonvantes. 

Très sincèrement,”

Le conseil webportage : 

Après l’envoi de cette carte postale originale et amicale, attendez quelques jours que votre client la reçoive puis, vous pourrez le contacter lui ou son Service comptabilité pour régulariser le règlement de votre facture.

 

L’évaluation

Enfin, une autre solution s’offre à vous !

Vous pouvez préparer une grille d’évaluation que vous destinez à votre client et que vous lui enverrez en même temps que votre lettre de mission.

Double effet positif : Votre client se sentira flatté par votre démarche et vous bénéficierez d’un avis client que vous pourrez mettre en avant sur votre site ou portfolio afin de valoriser vos expériences. Cette attitude pourrait même faciliter le règlement de votre facture e attente.

Exemple : 

“Madame, Monsieur ,

Vous avez récemment fait appel à mes compétences pour votre projet.

Soucieux de proposer des prestations de qualité et préoccupé par les besoins de mes clients, je souhaite vous proposer d’évaluer la qualité de mon travail en 3 points essentiels.

Je vous remercie pour le temps consacré à cette évaluation et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations les plus sincères.

Savoir-faire

  • Globalement, avez-vous été satisfait de la qualité de la prestation livrée ?
  • Si non, avez-vous des suggestions ?
  • Avez-vous eu l’impression que votre demande a été comprise ?

Savoir-être

  • Globalement, avez-vous ressenti de l’enthousiasme et de l’investissement autour de votre projet de la part du prestataire ?
  • Est-ce que les délais ont bien été respectés ?
  • Pensez-vous faire de nouveau appel à ce prestataire pour d’autres projets ?

Suggestions 

  • C’est le moment de vous exprimer et de faire des suggestions si vous en ressentez le besoin.”

 

Législation : Ce que webportage peut faire pour vous ?

Chez webportage, le Service client peut endosser le rôle d’intermédiaire et se charger, dans un premier temps, des relances de votre client. Voici comment nous procédons :

Étape 1 : Réunir les éléments constitutifs du dossier 

  • Faire parvenir au Service client un email regroupant l’ensemble des échanges et actions mis en place avec le le client afin qu’il puisse prendre connaissance de tous les éléments du dossier.

Étape 2 : Prise de contact téléphonique avec le client

  • Carole ou Laurence du Service client s’occupent de prendre contact, par téléphone, avec le client pour faire le point sur la situation en cours et tenter de trouver un terrain d’entente pour qu’il règle rapidement la facture impayée.

Étape 3 : Récapitulatif + rappel de l’échéance par écrit

  • Le Service client s’assure ensuite de la bonne compréhension de la situation en cours par le client et envoie un email récapitulatif de l’échange téléphonique en rappelant la date limite pour le règlement de ladite facture (Sous 8 jours à compter de la réception de l’email).

Étape 4 : Recours juridique

  • Une fois les 8 jours écoulés et si le client n’a toujours pas honoré sa facture, le Service client préparera un courrier de “Mise en demeure de payer” et l’enverra par recommandé avec l’accord du porté.

 

 

Loi MACRON : Recouvrement des petites créances

Il existe une multitude de moyens juridiques pour vous aider à recouvrir vos factures impayées, la loi vous permet désormais d’agir depuis chez vous.

Notamment avec a loi MACRON qui simplifie le recouvrement des petites créances, vous pouvez gérer ce cas de figure en ligne depuis la plateforme de traitement des petites créance, où un huissier prend connaissance du contexte, des éléments constitutifs et se charge de relancer votre client.

 

Recouvrement des impayés : Domaine Légal peut vous aider

Enfin, si au-delà de l’échéance et après relance, la facture n’est toujours pas réglée et que vous souhaitez poursuivre votre créance, vous pouvez faire appel à notre prestataire, Domaine Légal, pour qu’il vous aide dans la construction de votre dossier et trouve une issue favorable à cette situation.

Domaine Légal vous permet d’obtenir un support juridique et surtout des solutions complètes pour le recouvrement de vos impayés.

Ce cabinet d’avocat, composé de professionnels expérimentés, reconnu au niveau national pour son expertise et la rapidité de traitement des dossiers, peut vous aider en cas d’impayés en vous conseillant sur la meilleure procédure à suivre et en envoyant une lettre d’avocat en recommandé à vos débiteurs.

+ d’informations sur le recouvrement des impayés chez Domaine Légal.

Désormais, le règlement de vos factures n’a plus de secret pour vous ! Cela dit, ce sujet peut venir troubler votre quotidien et donc votre activité, sachez que Carole et Laurence du Service client se tiennent à votre disposition en cas de besoin.

 

Sources :

http://www.conseilsmarketing.com/promotion-des-ventes/comment-choisir-un-bon-nom-de-marque-dentreprise-ou-de-site-internet

https://travailleur-independant.ooreka.fr/comprendre/facturation-freelance

http://www.asf-france.com/publications-asf/Livrets/Affacturage-la-facturation.pdf

Chargé de communication et marketing web 

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Ce blog édité par webportage a pour objectif de communiquer sur tous les sujets liés au portage salarial et à l'actualité de notre société de portage